E-İmza ve Mali Mühür Nedir?

E-İmza ve Mali Mühür Nedir?

Günümüzde iş yaşamının en öncelikli konularını hız, verimlilik ve güvenlik oluşturuyor. İş dünyasında elektronik ortama taşınan pek çok süreç, şirketlerin ihtiyaçlarını bu önceliklere uygun şekilde karşılıyor.

İş dünyasında dijitalleşme sürecinin ilk adımlarından olan elektronik imza (e-imza) öncesinde şirketlerde kâğıt, baskı, posta ve arşivleme gibi maliyetler oluşuyordu. Ayrıca güvenilir bir kimlik doğrulama için, kırtasiye, noter, kargo gibi süreçler, zaman ve iş gücü kaybına yol açıyordu. 2004 yılında 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun yürürlüğe girmesinin ardından hayatımıza dahil olan e-imza sayesinde, iş dünyasında işlemler hem hızlandı hem de daha güvenli ve verimli hale geldi.

E-imza nedir?

Elle atılan imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-imza, tamamen elektronik ortamda üretilmiş yasal kimlik doğrulama sistemidir. E-imza ile yapılan işlemlerde, bilginin gönderen kişiye ait olduğu, yolda değişmediği ve inkâr edilemeyeceği garanti altına alınıyor. Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından temin edilen e-imza:

Kimliği doğrular ve içeriği onaylar

E-imza, kişinin kimliğinin doğruluğunu ve belgenin veya dokümanın aitliğini onayladığı gibi geçerliliğini de sağlar.

Veri bütünlüğünü korur

E-imza, belgenin veya dokümanın silinmesini, içerikte değişiklik yapılmasını önler.

İnkâr etmeyi engeller

E-imza, kişi ve kurumların elektronik ortamdaki işlemlerini inkâr etmelerinin önüne geçer.

Teknik açıdan e-imza, iki önemli bileşenden oluşuyor. Kriptograf, yani "şifreleyici" sayesinde belge veya dokümanlar şifrelenerek, üçüncü şahıslar tarafından okunamaz hale getiriliyor. Böylece e-imza ile onaylanmış belge ya da dokümanlar, yalnızca alıcı tarafından okunabiliyor. E-imzanın ikinci bileşeni olan "anahtar" ise şifre algoritmasını çözmeyi ve içeriğin okunabilir forma dönüşmesini sağlıyor. Teknik olarak algoritma, anahtarı kullanarak şifreleme işleminin tam tersini yapıyor ve bilgi okunabilir hale geliyor.

Ticari hayatta e-imza için bazı kullanım sınırları bulunuyor. Örneğin bir şahıs firmasında e-imza ile e-fatura ya da e-arşiv fatura kullanmak mümkünken, şahıs firması dışındaki tüzel oluşumlarda e-fatura ve e-belge sistemlerinden yararlanılması için mali mühür gerekiyor.

Mali mühür nedir?

Mali mühür, e-imzadan farklı olarak gerçek kişiye değil firmalara veriliyor. Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin edilen ve elektronik kaşe olarak işlev gören mali mühür, fiziki açıdan USB bellek görünümüne sahiptir. Özetle kurumsal bir e-imza çeşidi olarak tanımlanabilecek olan mali mühür:

Kurumsal doğrulama sağlar

Mali mühür, firmanızı e-fatura başvuru aşamasında sisteme tanımlamak için kullanılır. Bu sayede şirket bilgileriniz doğrulanmış olur.

Veri kaynağını onaylar ve veri bütünlüğünü korur

Mali mühür, tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşlar tarafından oluşturulmuş e-fatura, e-arşiv fatura, e-belge gibi sistemlerdeki içeriklerin kaynağını onaylar, verilerin bütünlüğünü garanti altına alır.

Yalnızca firmanın yetkili olarak belirlediği kişiler tarafından kullanılabilen mali mühür, elektronik ortamda belgelerin ilgili kişilere iletilmesini, alınmasını ve saklanmasını sağlıyor. E-fatura işlemlerinde kaynağın inkâr edilemezliğini ve veri bütünlüğünü korumak sebebiyle mali mühür kullanmak zorunlu tutuluyor.

Mali mühür başvurusu nasıl yapılır?

Geçtiğimiz yıl Türkiye'nin e-dönüşümü ve bilgilerin dijital platformlara taşınması için, cirosu 5 milyon liranın üzerinde olan şirketlerin e-fatura kullanmaları zorunlu hale getirildi. Böylece pek çok şirket e-fatura ve beraberinde mali mühür kullanmaya başladı.

Cirosu 5 milyon lirayı bulsun ya da bulmasın, eğer firma e-defter ya da e-fatura kullanmak istiyorsa, ilk olarak yetkili personelin Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurması gerekiyor. Söz konusu başvuru onaylanırsa, ilgili şirket mali mühür talebi için TÜBİTAK bünyesinde yer alan Kamu Sertifika Merkezi’ne başvurabiliyor. Uygun görülen firmalar mali mühür almaya hak kazanıyor.

Mali mühür ile e-imza arasındaki farklar neler?

Mali mühür, kurumsal şirketler için e-imza yerine geçer.
Şahıs şirketleri, mali mühür kullanmadan e-imza ile faaliyetlerini sürdürebilir.
E-imza gerçek kişiye verilirken mali mühür firmaya verilir.
Şahıs şirketleri e-imza ile e-fatura ve e-arşiv fatura
Şahıs şirketi haricindeki ticari yapılarda e-defter, e-fatura ve e-belge kullanımı için mali mühür
E-imza, Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından alınır.
Mali mühür, TÜBİTAK bünyesinde bulunan, Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilir.

Kuşkusuz dijitalleşmenin gerekliliği, pandemi sürecinde daha da net anlaşıldı. Eskiden şirket yetkilileri, bürokratik işler için her defasında vakit alan fiziksel süreçlere dahil olmak zorunda kalıyordu. E-imza ve mali mühür, pek çok rutin işin internet üzerinden, üstelik aynı hukuki geçerlilikle ve daha korunaklı halde yapılmasını mümkün kıldı. Bu da şirketler için daha fazla hız, verimlilik ve güvenlik anlamına geliyor.