Blog

E-Defter Uygulaması Nedir, Nasıl Kullanılır? (2026 Güncel Rehber)

E-Defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereği tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ile büyük defterin, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği format ve standartlarda elektronik ortamda tutulmasını sağlayan sistemdir. Kullanımı üç adımda ilerliyor: GİB'den uyumluluk onayı almış bir yazılımla defter dosyaları oluşturuluyor, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla imzalanıyor, defterlerin özeti niteliğindeki berat dosyaları da yasal süresi içinde GİB sistemine yükleniyor. 1 Ocak 2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler kapsama girdiğinden, 2026 itibarıyla e-Defter istisnai bir tercih değil, standart bir yükümlülük.

Açık ve Kapalı Fatura Nedir, Birbirinden Nasıl Ayrılır?

Açık ve kapalı fatura, bir satışın bedelinin tahsil edilip edilmediğini gösteren iki fatura düzenleme biçimidir. Açık faturada ödeme vadeye bağlanıyor, kapalı faturada ise bedel faturanın kesildiği anda peşin tahsil ediliyor. Bu ayrım Vergi Usul Kanunu'nda ya da Türk Ticaret Kanunu'nda tanımlanmıyor, ticari teamülden doğuyor. Buna karşılık uygulamadaki ağırlığı yüksek: Kaşe ile imzanın fatura üzerinde durduğu yer, bedelin ödenip ödenmediğine dair güçlü bir işaret sayılıyor ve ticari uyuşmazlıklarda delil olarak değerlendiriliyor.

Tahsilat Makbuzu Nedir, Nasıl Düzenlenir? 2026 Güncel Rehber

Tahsilat makbuzu, mal veya hizmet bedelinin tahsil edildiğini gösteren ve ödemeyi alan tarafça düzenlenen belgedir. Türk Borçlar Kanunu'nun 103. maddesi borcunu ödeyen borçluya makbuz isteme hakkı tanıdığı için belge, ticari bir teamülden çok yasal bir talebin karşılığını oluşturuyor. Fatura satışı ve borcu doğuruyor, makbuz ise bu borcun ödendiğini kanıtlıyor; bu ayrım nedeniyle makbuz fatura yerine geçmiyor ve gider kaydına konu edilmiyor. 2026'nın belirleyici başlığı ise limit: 575 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile tevsik sınırı 7.000 TL'den 30.000 TL'ye yükseltildi. Bu tutarı aşan tahsilatlar banka, ödeme kuruluşu ya da PTT üzerinden yürütülüyor; aksi halde işlem tutarının %10'u oranında, 2026'da asgari 35.000 TL'den başlayan özel usulsüzlük cezası gündeme geliyor.

Serbest Meslek Makbuzu ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Serbest meslek makbuzu ile fatura arasındaki fark, belgeyi doğuran kazanç türünden başlıyor: Serbest meslek kazancı elde eden makbuz düzenliyor, ticari kazanç elde eden fatura kesiyor. Ayrım isimlendirmeyle sınırlı kalmıyor, iki belgenin vergisel mekaniği de birbirinden ayrışıyor. Makbuz ancak para tahsil edildiğinde doğuyor ve brüt bedelin %20'si stopaj olarak kaynağında kesiliyor; fatura ise tahsilat beklenmeden, teslim ya da hizmet ifasından itibaren yedi gün içinde düzenleniyor ve üzerinde herhangi bir kesinti taşımıyor. Her iki belgede de KDV hesaplanıyor ve ikisi vergi hukuku bakımından aynı ispat gücünü taşıyor; buna karşın birbirinin yerine kullanılamıyor, çünkü hangisini düzenleyeceğinizi mükellefiyetinizin hukuki yapısı belirliyor. 2026 itibarıyla iki belge de elektronik ortamda kesiliyor: Serbest meslek erbabı ciro şartı aranmadan e-SMM, e-Fatura mükellefi işletmeler ise e-Fatura düzenliyor.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenlemek için belgeye "Proforma Fatura" ibaresi, taraf bilgileri, ürün kalemleri, birim fiyat, teslim ve ödeme koşulları ile teklifin geçerlilik tarihi yazılıyor. Satış gerçekleşmeden önce hazırlanan bu belge için mevzuat bağlayıcı bir şekil şartı aramıyor; hazırlık Excel üzerinde de yapılabiliyor, ön muhasebe programının teklif ekranında da. Sebebi belgenin hukuki konumunda: Proforma, Vergi Usul Kanunu'nun tanıdığı bir fatura türü değil, teklif belgesi. Bu yüzden proforma fatura nasıl düzenlenir sorusu sürecin kolay tarafını oluşturuyor; dikkat isteyen aşama, teklif siparişe dönüştükten sonra başlıyor. Mal teslim edildiğinde alıcının durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlemek yasal bir yükümlülük.

e-SMM (e-Serbest Meslek Makbuzu) Nedir, Nasıl Kesilir? 2026 Güncel Rehber

e-SMM serbest meslek erbabının tahsilatları için düzenlediği serbest meslek makbuzunun elektronik halidir ve GİB Portal ya da özel entegratör paneli üzerinden, tahsilatın yapıldığı anda kesilir. Dayanağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği; yürütücüsü Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB). Belge yeni bir tür değil, matbu makbuzla birebir aynı hukuki niteliği taşıyor. 2026 itibarıyla kapsam da net: vergiden muaf olmayan bütün serbest meslek erbabı e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemek zorunda. Kağıt kesmeye devam edeni ise belge başına 17.000 TL'den başlayan özel usulsüzlük cezası bekliyor.