E-Arşiv ve E-Fatura Birbirinden Nasıl Farklılaşır?
İnternet ortamının teknolojileri büyük bir hızla gelişmeye devam ederken işletmelerin bazı temel iş süreçlerini elektronik ortama taşımaları zorunlu hale gelmiştir. İşlemlerin dijital ortama taşınması ve dijital platformlar üzerinden gerçekleştirilmesi, işletmelere birçok açıdan kolaylık sağlar. E-Arşiv ve E-Fatura
uygulamaları dijital dönüşüm uygulamalarındandır. E-Fatura ve E-Arşiv, en kısa ve net tanımıyla, elektronik ortamda hazırlanmış ve alıcısına gönderilmiş olan fatura cinsidir. Elektronik ortamda oluşturulup yine elektronik ortamda gönderilmesi dışında kâğıt faturadan farkı yoktur. Geçerliliği, gönderileceği durumlar gibi her türlü niteliği bakımından kâğıt faturalar ile aynı haklara sahiptir.
E-Arşiv ve E-Fatura’nın Farkları Nelerdir?
E-Fatura; formatı ve kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, faturaların dijital ortamlarda oluşturulup alıcıya ulaştırılması sürecini kapsayan dijital dönüşüm uygulamasıdır. Farklı bir belge türü olmayan E-Fatura, kâğıt üzerinde düzenlenen faturalar ile aynı hukuki haklara ve geçerliliğe sahiptir.
E-Arşiv; elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum ve kişiler arasındaki kağıt fatura işlemlerinin elektronik ortama taşındığı fatura türüdür. E-Arşiv sistemi ile hazırlanan faturalar, fatura göndericisi ve alıcısı arasında güvenli bir köprü işlevi görür.
E-Arşiv ve E-Fatura arasındaki farklar nelerdir? Öncelikle E-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin E-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. E-Fatura sistemine dahil olmak şartıyla, isteyen her işletme E-Arşiv uygulamasına geçebilir. E-Fatura kesmek için hem alıcının hem de göndericinin E-Fatura kullanıcısı olması gerekir. E-Fatura kullanıcısı olmayanlara yalnızca kâğıt fatura ya da E-Arşiv Fatura düzenlenir. Kısaca, E-Fatura, E-Fatura kullanıcısı olan firmalara, E-Arşiv ise E-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve son kullanıcı olan müşterilere gönderilir. Bu açıdan bakıldığında E-Arşiv mükellefleri daha geniştir. E-Faturada oluşturulan fatura; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) platformları üzerinden alıcıya ulaştırılırken, E-Arşiv Faturası GİB üzerinden ulaştırılmaz. Gün sonunda GİB’e yalnızca düzenlenmiş olan E-Arşiv Faturalarının başlık bilgilerini içeren E-Arşiv raporları iletilir. E-Fatura dijital ortamda oluşturulup alıcıya gönderilirken E-Arşiv Fatura hem online hem de kâğıda baskı olarak müşteriye gönderilebilir. Bununla birlikte müşteri kâğıda basılı fatura talebinde bulunursa E-Arşiv kullanıcıları faturanın çıktısını alıp üzerine kaşe ya da imza eklemeden müşteriye gönderebilir.
E-Arşiv ise E-Fatura kapsamı dışındaki firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.
E-Fatura’da UBL-TR formatı zorunluyken E-Arşiv’ de istenilen format kullanılabilir. Fakat GİB tarafından UBL-TR formatı kullanılması tavsiye ediliyor.
E-Fatura’da gönderilen her fatura önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir, E-Arşiv ‘de GİB’e gün sonlarında bir rapor ile bilgi verilir. E-Fatura ve E-Arşiv Fatura arasında bulunan temel farklar bunlardır. Mükellefler veya mükellef olmayan kullanıcılar fatura kesim işlemlerini hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirler.
E-Arşiv Fatura ile ilgili daha detaylı bilgi için ilgili yazımızı inceleyebilirsiniz: E-Arşiv Fatura Hakkında Bilinmesi Gerekenler
E-Arşiv ve E-Fatura Kimlere Kesilir?
E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra E-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize kolaylıkla E-Arşiv Faturası gönderebilirsiniz. E-Fatura yalnızca E-Fatura kullanıcılarına kesilip gönderilebilir. E-Arşiv Fatura ise göndericinin E-Fatura mükellefi, alıcının ise kâğıt fatura kullanıcısı veya son kullanıcı olması durumunda kullanılabilen fatura uygulamasıdır.
Yani E-Arşiv Fatura, E-Fatura kullanıcısı olmayanlara kesilir ve gönderilir. Örneğin, siz bir E-Fatura kullanıcısısınız. Fakat fatura keseceğiniz müşteriniz (tüzel kişi ya da son kullanıcı olabilir) E-Fatura kullanıcısı değil ise böyle bir durumda E-Arşiv Fatura kesmeniz gerekmektedir.
Şartlar sağlandığı takdirde, E-Arşiv Fatura 7 gün öncesine kadar kesilebilir. Geçmişe dönük kesilen faturalarda 7 gün kuralı aşıldıysa, özel usulsüzlük cezası uygulanır. Bu da %10’luk bir orana tabidir. Ceza almamak için faturalar düzenli ve belirtilen süre içerisinde kesilmelidir.
E-Arşiv ve E-Fatura’nın Sağladığı Kolaylıklar
İşletme sahiplerinin gelişen yeni ekonomik koşullara göre iş süreçlerini ve iş alanlarını en iyi şekilde yönetebilmek, kaynaklarını etkin bir şekilde kullanarak verimliliklerini ve üretkenliklerini arttırabilmek için yenilikleri takip ederek bu yeniliklere hızlı bir şekilde adapte olmaları gerekir. Bu yeniliklere uyum sağlayarak kendilerini geliştiren işletmeler rekabette de bir adım önde olacaklardır. Gelişen internet teknolojileri ile işletmelerin önemli finansal süreçlerini ortak bir platform üzerinden yönetebilecekleri E-Dönüşüm uygulamalarına dahil etmeleri, işletmeler için son derece kazançlı olacaktır.
Teknolojik gelişmelerin resmi işlemlere yansımasıyla birlikte birçok işlem eskisine göre çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilmeye başlandı. E-Dönüşüm, işletmelerin ihtiyaç duydukları tüm verilerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi sürecini kapsarken E-Arşiv ve E-Fatura uygulamaları da bu dijital dönüşümün bir getirisi olarak karşımıza çıkıyor.
Peki, E-Arşiv ve E-Fatura uygulamalarının işletmelere sağladığı kolaylıklar nelerdir? Elektronik ortamda yapılan ödemeler ve faturalandırma işlemleri, işletmelerin hem vakitten hem maliyetten tasarruf etmelerini sağlar. Aynı zamanda faturalandırma işlemleri için yüzlerce ağaç kesilmesi gerekirken bu işlemlerin dijital ortama geçirilmesiyle birlikte gereksiz kağıt kullanımının da önüne geçilmiş olur.
Elektronik ortamda düzenlenen faturaların dijital ortamda kaydının tutulması ve arşivlenmesi, işletmeleri arşivleme maliyetlerinden de kurtararak ihtiyaç halinde tek tuşla kolayca ulaşabilmelerini sağlar.
E-Arşiv ve E-Fatura uygulamalarının sağladığı en büyük avantajlardan biri de faturalama işlemlerinin dijital ortamda gerçekleştirilmesi ile birlikte hata oranını en aza indirilmesidir.
E-Arşiv ve E-Fatura uygulamaları ile işletmeler, işlemlerini hızlı bir şekilde gerçekleştirirken daha kaliteli ve etkili hizmet sunmuş olurlar. Tüm bu kolaylıklar ve avantajlar bir işletmenin gelişmesi, büyümesi ve iş hayatındaki rekabet ortamına uyum sağlayabilmesi için son derece önemli noktalardır.
Bu yazımızda E-Arşiv ve E-Fatura uygulamaları arasındaki farklara değindik. Turkcell, gelişmiş entegrasyon ve Bulut alt tabanlı yapısı sayesinde E-Arşiv ve E-Fatura süreçlerinizde sizlere yardımcı olmaya devam ediyor. Şimdi Turkcellesirket.com adresini ziyaret ederek ya da 0850 277 77 72 numaralı çağrı merkezimizi arayarak E-Arşiv ve E-Fatura süreçleri hakkında detaylı bilgi alabilir, kolay ve hızlı bir şekilde fatura süreçlerinizi dijital ortama hemen taşıyabilirsiniz.